Ihre Verfahrensdokumentation
Für die Prüfung durch das Finanzamt ist eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert. Das schreibt der GoBD Erlass vom 28.11.2019, S. 36 Rz. 150 [352 KB]
gewollte Prozesse dokumentieren
Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion. Dabei muss für jedes DV-System eine gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Aus der (GoBD) Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die in den GoBD enthaltenen Anforderungen und Ordnungsvorschriften Beachtung finden. Kann ein externer Dienstleister keine weiterführenden Informationen über das bei Ihnen eingesetzte DV System liefern, nehmen Sie die schriftliche Anfrage und Antwort mit zu Ihrer Dokumentation. So können Sie im Zweifel nachweisen, dass Sie kein fahrlässiges Verschulden trifft. Sie sollten sich dann jedoch in diesem Fall um eine alternative DV-Lösung kümmern.
Das gehört zu und in eine Verfahrensdokumentation
- Checklisten
- Stammdaten / Unternehmensdaten
- DV-Systemangaben, genaue Bezeichnung (Name der Software)
- Version
- Hersteller und Anschrift Hersteller
- Einsatzzweck
- To-Do-Liste
- Sämtliche vor Ort nicht beantwortete Fragen für die Verfahrensdokumentation
- Leitfaden für den Kunden, um fehlende Informationen und Angaben bereitzustellen
- Verfahrensdokumentation
- GoBD-konforme Dokumentation der Prozesse und Verfahren Ihres Unternehmens
- Grundlage für Betriebsprüfung durch Finanzamt
- Handlungsempfehlung
- Auflistung aller nicht GoBD-konformen Tatbestände aufgrund der Bestandsaufnahme
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